Collecte de documents.
Vous relancez manuellement vos fournisseurs pour leurs documents sans jamais savoir ce qui est à jour ? Le module Collecte de Documents de Conitiv centralise et automatise l'ensemble de vos exigences documentaires — de la demande à l'archivage, avec une pré-analyse de chaque pièce par intelligence artificielle.
Une obligation légale, traitée à la main
Dès 5 000 € HT de contrat, la loi vous impose de collecter — et de renouveler tous les six mois — les justificatifs de vos sous-traitants. Le périmètre ne cesse de s'élargir ; les outils, eux, n'ont pas bougé.
L'obligation de vigilance (art. L8222-1 du Code du travail) exige l'attestation URSSAF, l'extrait Kbis et la liste des travailleurs étrangers pour toute prestation significative. Le devoir de vigilance (loi 2017-399) puis la directive européenne CS3D y ajoutent la gouvernance, les droits humains, l'environnement et les mécanismes d'alerte. À cela s'empilent Sapin II, le RGPD, la LCB-FT, la CSRD ou le règlement déforestation. Dans la plupart des organisations, cette collecte repose encore sur des fichiers Excel, des relances par e-mail et une vérification à l'œil.
Fragmentation
Jusqu'à six directions impliquées — achats, conformité, juridique, cyber, DPO, finance — sans référentiel commun ni vision consolidée.
Expiration silencieuse
Une attestation URSSAF vaut six mois, un Kbis trois. Sans suivi automatique, l'écart entre « déposé » et « valide » se creuse sans que personne ne le voie.
Preuve inopposable
Un dossier reconstitué a posteriori ne démontre pas la diligence. Il faut une traçabilité datée, horodatée, vérifiable.
Cinq étapes, de l'exigence à la preuve
Le module Collecte de Documents de Conitiv suit le cycle réel d'une pièce justificative : on définit ce qu'on attend, on invite le tiers, il dépose, la plateforme analyse, vous suivez. Chaque étape est outillée ; aucune ne dépend d'un tableur.
Paramétrer
Choisissez un socle réglementaire, composez vos profils de tiers, ajustez les durées de vie et les seuils.
Inviter
Le tiers reçoit un code par e-mail, définit son mot de passe et accède à son espace. Aucun compte à créer.
Déposer
Portail guidé, aide contextuelle sur chaque pièce, déclaration « Non concerné » motivée quand le document ne s'applique pas.
Analyser
Pré-analyse IA en moins d'une minute : verdict, score, données extraites et message pédagogique au déposant.
Suivre
Statuts, expirations, relances et taux de conformité — par tiers, par document, par campagne.
Une bibliothèque de documents, prête à l'emploi
Issue d'un référentiel devoir de vigilance, la bibliothèque décrit chaque pièce que vous pouvez exiger d'un tiers : à quoi elle sert, comment la contrôler, combien de temps elle reste valable, et quel texte l'impose.
| Famille | Docs | Exemples |
|---|---|---|
| Identification juridique | 5 | Extrait Kbis (< 3 mois), statuts, bénéficiaire effectif, attestation de régularité fiscale, RIB |
| Documents sociaux et travail légal | 6 | Attestation de vigilance URSSAF, liste nominative des travailleurs étrangers (LNTE), AGEFIPH, convention collective, DUERP, assurance RC / décennale |
| Gouvernance et politiques internes | 8 | Code de conduite, politique RSE, droits humains, anti-corruption, achats responsables, plan de vigilance, plan de transition climatique, cartographie des risques |
| Documents environnementaux | 5 | Bilan carbone / BEGES, ISO 14001, gestion déchets et eau, évaluations d'impact, traçabilité matières (RDUE) |
| Mécanismes d'alerte et de signalement | 3 | Dispositif de lanceurs d'alerte, procédure de réclamations, procédure de remédiation |
| Certifications et labels | 6 | ISO 9001, 45001, 26000, 37001, notation Ecovadis, labels sectoriels (SA 8000, FSC, RSPO, OEKO-TEX) |
| Engagements contractuels et droits d'audit | 5 | Clauses ESG, acceptation du code de conduite, droit d'audit, engagement de cascade N+1 / N+2, plan correctif |
| Questionnaires et audits | 4 | Questionnaire ESG, rapports d'audits sociaux et environnementaux, rapport CSRD |
| Protection des données | 3 | Registre des traitements / DPO, clauses DPA, politique de sécurité SI |
| Exigences BTP / marchés publics | 6 | PRO BTP, certificat CIBTP, décennale valable à la DOC, RC chantier, formulaire de dépendance économique |
Onze cadres réglementaires croisés
Chaque document indique s'il est obligatoire, recommandé ou sans objet pour :
Durées de vie calibrées
- 3 mois — extrait Kbis
- 6 mois — attestation URSSAF, régularité fiscale, LNTE
- 1 an — politiques internes, attestations d'assurance, questionnaires, Ecovadis
- 2 ans — rapports d'audits sociaux
- 3 ans — statuts, certifications ISO, rapports d'audits environnementaux
Trois socles réglementaires, des profils sur mesure
Vous ne demandez pas la même chose à un prestataire informatique, à un intervenant sur chantier et à un sous-traitant de données personnelles. Le module Collecte de Documents de Conitiv part d'un socle légal, puis vous laissez composer chaque profil.
Obligation de vigilance
Tout contrat ≥ 5 000 € HT
Devoir de vigilance
≥ 5 000 salariés en France ou 10 000 dans le monde
CS3D / CSDDD
≥ 5 000 salariés et CA ≥ 1,5 Md€
Profils de tiers
Six profils livrés en standard, tous modifiables : Tiers — Défaut, Tiers IT, Tiers Logistique, Prestataires RH, Intervenants sur site, Sous-traitants données personnelles.
- Documents requis, choisis dans la bibliothèque
- Durée de vie surchargeable document par document
- Questionnaires, informations et formulaires associés
- Documents personnalisés propres à votre organisation
Seuils d'assurance en cascade
Les montants minimaux de garantie se règlent au niveau du profil, de la catégorie ou de l'organisation — le plus précis l'emporte.
- RC Professionnelle : 150 000 € par défaut
- Assurance Cyber : 150 000 € par défaut
- RC Exploitation : 1 000 000 € par défaut
- Alerte d'expiration anticipée : 90 jours
Un portail que vos fournisseurs utilisent vraiment
La qualité d'une collecte dépend d'abord de la facilité avec laquelle le tiers dépose. Le module Collecte de Documents de Conitiv guide vos fournisseurs pas à pas pour chaque pièce.
Accès en trois étapes
Le tiers reçoit un code d'accès par e-mail, choisit un mot de passe, et arrive sur son espace. L'entreprise est identifiée par son SIREN via l'API publique recherche-entreprises : raison sociale, adresse, code NAF, effectifs et forme juridique sont préremplis.
Trois langues
Interface disponible en français, anglais et espagnol. Les documents en langue étrangère sont acceptés et traduits lors de l'analyse — la langue ne peut jamais justifier un rejet.
Un espace, plusieurs donneurs d'ordres
Le tiers retrouve tous ses clients Conitiv dans un même espace. Il peut choisir de partager ses pièces avec l'ensemble de ses donneurs d'ordres : un dépôt, plusieurs dossiers alimentés.
Contributeurs
Chaque pièce peut être attribuée à un collègue (comptable, assureur interne, RH). Le responsable garde la vue d'ensemble, les bons interlocuteurs déposent.
« Non concerné », mais motivé
Quand une pièce ne s'applique pas, le tiers la déclare non concernée avec un motif obligatoire. La déclaration est transmise au donneur d'ordre pour validation ; une fois acceptée, elle compte comme conforme.
Certificat de conformité
À 100 % de dossier validé, le tiers télécharge son certificat de conformité au nom du donneur d'ordre. Avant, il voit précisément ce qu'il lui reste à fournir et ce qui est en cours d'examen.
Chaque attestation lue, vérifiée et notée avant vos équipes
Recevoir un PDF n'est pas contrôler une garantie. Le module confie chaque attestation d'assurance à nos agents IA qui lisent le document nativement, appliquent vos seuils et rendent un verdict argumenté — en moins d'une minute.
Le fichier est transmis tel quel au modèle, sans OCR intermédiaire. L'analyse s'appuie sur le contexte du tiers — raison sociale, SIREN, code et libellé NAF — et sur vos seuils de garantie. Elle s'exécute dès le dépôt ; le tiers voit « Analyse en cours… » puis le résultat.
Quatre verdicts, un score
Tous les contrôles bloquants passés, aucune alerte.
Contrôles passés, au moins une alerte à examiner.
Un point ne peut être tranché automatiquement (Cover Note, identité approchante).
Au moins un contrôle bloquant en échec.
La décision reste la vôtre
- Auto-rejet des documents non conformes (activé par défaut)
- Auto-validation des documents conformes (option)
- Statut « En vérification » pour un contrôle humain
- Override manuel par un administrateur, avec commentaire et historique
- Relance de l'analyse à la demande
Un document n'est jamais « valide définivement », il est valide jusqu'à une date
Chaque pièce traverse un cycle explicite, de la demande à l'expiration. À tout instant, vous savez ce qui manque, ce qui expire et qui a été relancé.
Expiration calculée, pas devinée
La date d'expiration découle de la durée de vie du document dans le profil du tiers. Elle s'affiche à côté de chaque pièce, côté tiers comme côté donneur d'ordre.
Relances programmées
Les tiers qui n'ont pas répondu sont relancés automatiquement à J+7, J+14 et J+30, avec un plafond de relances. La fréquence se règle par campagne.
Le tableau de bord du tiers
Le fournisseur voit ses actions triées par urgence : « À traiter immédiatement » pour les pièces expirées ou rejetées, « Échéance dans moins de 14 jours » pour celles qui arrivent à terme.
Le statut du tiers en découle
Chaque tiers porte un statut de conformité — Conforme, Partiel, Non conforme, En cours, Non démarré — et un taux calculé sur les documents requis, validés, expirés et manquants.
Une vue consolidée pour le responsable conformité
Côté donneur d'ordre, le module remplace le tableur par un poste de pilotage : où en est chaque tiers, quels documents bloquent, qui relancer, quoi exporter.
Collecte documentaire
- Taux de conformité global et par type de document
- Liste des tiers non conformes : documents manquants, expirés, dernière relance, criticité
- Relance individuelle ou groupée des non-conformes
- Filtres par type de document, statut et criticité
Campagnes de collecte
- Ciblage des tiers par criticité et type de relation (fournisseur, sous-traitant, filiale, partenaire)
- Sélection des documents à collecter
- Relances automatiques, fréquence et plafond paramétrables
- Suivi : tiers invités, tiers conformes, taux de réponse
Fiche tiers
- Onglet Documents avec l'état de chaque pièce
- Attestation RNE (INPI) consultable en un clic depuis le SIREN
- Invitation au portail et suivi de la dernière connexion
- Rapport d'analyse IA et décision manuelle
Traçabilité opposable
- Horodatage des demandes, dépôts, validations et relances
- Empreinte SHA-256 de chaque fichier analysé
- Historique des verdicts et des décisions manuelles, avec auteur et commentaire
- Rapport daté et exportable, document source en annexe
Moins de traitement, plus de preuve
Une conformité continue, sans tableur
Les exigences sont définies une fois par profil de tiers. Les expirations, relances et statuts se mettent à jour sans intervention.
Vos équipes ne voient que ce qui mérite un regard
L'IA rejette les bulletins d'adhésion, signale les garanties insuffisantes et traduit les pièces étrangères avant que quiconque ouvre le fichier.
Des tiers qui déposent, et déposent juste
Pas de compte à créer, une aide sur chaque pièce, un message clair en cas de refus. Le taux de réponse monte, les allers-retours baissent.
Une diligence démontrable
En cas de contrôle URSSAF, d'audit devoir de vigilance ou de litige, vous produisez un dossier horodaté, vérifié et exportable.
Un référentiel qui suit la réglementation
Onze cadres croisés, trois socles légaux, des durées de vie et des seuils réglables : la bibliothèque évolue avec vos obligations.
Une brique du 360°
La collecte complète le scoring automatisé (solvabilité, cyber, RSE, RGPD, souveraineté) et les audits probants dans une seule plateforme.
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